Kennis van vertrekkende medewerkers borgen, ook tijdens corona


Veel organisaties verwachten op korte en middellange termijn een uitstroom van vakbekwame medewerkers. Hoe zorg je ervoor dat essentiële kennis van vertrekkende medewerkers behouden blijft voor jouw organisatie? Hiervoor moet je weten welke kennis de medewerker bezit en hoe dit het beste vastgelegd en overgedragen moet worden. Wateropleidingen helpt organisaties hier graag bij, ook tijdens het coronavirus. Veel stappen van onze werkwijze kunnen namelijk digitaal georganiseerd worden.

kennisborgen

Werkwijze om kennis te borgen

Om te onderzoeken op welke manier de kennis het beste kan worden geborgd, hanteren wij een werkwijze bestaande uit 4 stappen met bijhorende vragen:

  1. Waarom vindt de organisatie het belangrijk om de kennis vast te leggen?
    In deze stap onderzoeken we de reden waarom de organisatie het belangrijk vindt om de kennis van de vertrekkende medewerker vast te leggen. Deze stap helpt ons om de kennis op de juiste wijze te borgen passend bij de vraag van de organisatie. Zodat de kennis ook op de juist wijze kan worden overgedragen en ook vindbaar is nadat deze persoon niet meer in dienst is. De interviews die we hiervoor afnemen kunnen zowel digitaal als fysiek (op veilige afstand) plaatsvinden.

  2. Wat is de waarde van de kennis van de vertrekkende medewerker?
    Hoe groot is de impact van het ontbreken van deze specifieke kennis op de essentiële bedrijfsprocessen? En om wat voor een soort kennis gaat het? Gaat het om specifieke vakkennis, organisatorische kennis, omgevingskennis of gaat het om competenties? Ook deze stap kunnen we digitaal doen.

  3. Aan wie moet de kennis worden overgedragen?
    In deze stap onderzoeken we aan wie of aan welke groep mensen de kennis moet worden overgedragen. Werkt deze persoon al in de organisatie of moet deze persoon nog gevonden worden? Dit helpt ons bij de volgende stap om de meeste effectieve manier te kiezen om de kennis vast te leggen en over te dragen. Om de aanwezig kennis bij een persoon te bepalen kunnen we een online kennisscan of interview afnemen. Als de kennis aan een groep mensen overgedragen moet worden, kiezen we de best passende manier, aansluitend op de werkwijze van de organisatie.

  4. Hoe kan de kennis worden overgedragen?
    Zodra de doelgroep en leerdoelen bekend zijn, maken we een keuze in de juiste middelen voor kennisoverdracht. Denk hierbij aan:

    • Organiseren van (online) kennissessies
    • Maken van kennisclips
    • Handleidingen/ werkwijzen maken
    • Collegiale consultatie
    • Organiseren van (meeloop)stage(s)
    • Kenniskaart

We merken dat hoe beter bovenstaande antwoorden beantwoord zijn, hoe beter je de kennis kunt borgen, benutten en delen binnen je organisatie.

Wil je meer weten over onze ervaringen met kennisborging? Of wil je sparren over hoe wij jouw organisatie hierbij kunnen helpen? Neem dan contact op met Claudia Peters of Mark van Dodeweerd.