Succesfactoren voor kennisborging in jouw organisatie
Steeds meer organisaties realiseren zich dat kennisborging belangrijk is, wanneer ervaren medewerkers vertrekken. Niet alleen de kennisborging is belangrijk, ook de manier van overdracht aan nieuwe medewerkers is een aandachtspunt. Recent zijn we door het kennisuitwisselingsbijeenkomst platform Hydroinformatica gevraagd om tips te delen hoe kennis effectief geborgd kan worden. In samenwerking met organisaties maken wij de essentiële kennis inzichtelijk en zorgen ervoor dat deze effectief en toegankelijk wordt overgedragen op collega’s. In deze trajecten hebben wij ervaren dat het succes hiervan afhankelijk is van een aantal succesfactoren.
- Persoonsgebondenkennis inzichtelijk maken
Kennis over productiemethoden, werkprocessen, protocollen en ervaringen is voor elke organisatie van strategisch belang. Kennis die medewerkers opdoen door ervaring, waarvan je je niet direct bewust bent, is lastig over te dragen. Persoonsgebonden kennis zit in de hoofden van medewerkers. Deze kennis draait om subjectieve inzichten, om gevoel en om intuïtie.
Wanneer een medewerker de organisatie verlaat is het van belang dat je inzichtelijk maakt wat de kritische kennis is die je voor jouw organisatie wilt behouden. Deze kennis wil je blijven benutten en delen in je organisatie. Medewerkers die kennis uitwisselen en creëren, onderzoeken en ontdekken, dragen bij aan het leren in de organisatie. Nonaka en Takeuchi (2003) ontwikkelden onderstaand model en onderscheiden daarbij vier manieren waarop kennis gedeeld kan worden binnen organisaties.
Nonaka & Takeuchi, (2003) De kenniscreërende onderneming
-
Signaleren van de ‘kennisgaps’
Om de kennis van de vertrekkende collega effectief over te dragen, wil je weten waar en bij wie in de organisatie deze kennis aanwezig moet zijn en nog ontbreekt. In samenspraak worden per doelgroep de leerdoelen bepaald. Dit kan met behulp van een kennisscan, waarbij we kijken naar de status van de vakkennis van de medewerkers. Je ziet in één oogopslag of medewerkers de juiste kennis bezitten en op welk niveau zij de kennis beheersen. Een scan geeft ook aan waar de ‘kennisgaps’ zitten. De uitkomst van de kennisscan biedt ook invulling voor een persoonlijk ontwikkelplan van medewerkers, waaronder het signaleren van talenten of voor teamontwikkeling. De inhoud van de kennisscan stellen we met de opdrachtgever vast. De resultaten koppelen we terug aan de deelnemers en de organisatie ontvangt een afdelingsrapportage.In samenwerking met Stichting RIONED voert Wateropleidingen al enkele jaren kennisscans uit bij verschillende organisaties. De kennisscan bestaat uit een set vragen behorend bij de branchestandaard gemeentelijke watertaken. De kennisscan geeft inzicht in de basiskennis die in de organisatie noodzakelijk is. De kennisscan geeft in grote lijnen inzicht in de aanwezige kennis van een medewerker, maar ook in eventuele witte vlekken binnen een gemeente of samenwerkingsverband. Hier vind je meer informatie over de kennisscan.
- Effectief kennis overdragen
Op basis van de ‘kennisgaps’ en leerdoelen van de doelgroep maak je een keuze welke middelen je inzet voor kennisoverdracht. Zo organiseert en begeleidt Wateropleidingen workshops waarbij de vertrekkende medewerker zijn of haar inhoudelijke kennis letterlijk overdraagt aan collega’s die de taken gaan overnemen. Ook faciliteren wij kennisuitwisseling tussen groepen medewerkers of afdelingen binnen een organisatie of tussen vakinhoudelijke experts van verschillende organisaties.
Een andere tool die we inzetten in de kenniskaart. Deze maakt van de vertrekkende collega inzichtelijk wat de persoonsgebonden kennis is (download sjabloon). Hierin staan de taken van de medewerker beschreven inclusief de kennisbronnen en bijbehorende ervaringen. Nadat de kennis in kaart is gebracht, helpt Wateropleidingen om deze te delen met collega’s.
Om vakinhoudelijk kennis toegankelijk te maken voor een grote groep medewerkers in de watersector ontwikkelt Wateropleidingen ook e-learnings. Begin dit jaar heeft Wateropleidingen voor Waternet een e-learning ontwikkeld om teamleiders assetmanagement basiskennis van assetmanagement te geven. De verkregen basiskennis passen de teamleiders vervolgens toe in casusbijeenkomsten, waarin concrete casussen uit de praktijk met elkaar besproken en geanalyseerd worden. Lees hier meer over deze e-learning.
Daarnaast ontwikkelen wij kennisclips. Dit is een vakinhoudelijke weergave van 3 tot 5 minuten van een onderwerp door een expert, afgewisseld met animaties. Hiermee kan in een korte tijd op effectieve wijze informatie worden gedeeld.